Làm sạch danh sách email miễn phí

Vì sao cần làm sạch danh sách email?

Mỗi thư gửi tới địa chỉ không tồn tại sẽ bị trả về (bounce). Gmail, Outlook… theo dõi tỉ lệ này: khi vượt khoảng 2–5%, thư của bạn bị đánh giá là người gửi kém chất lượng và dễ vào Spam, kể cả với người nhận thật. Các dịch vụ gửi thư cũng tạm khóa tài khoản có tỉ lệ trả về cao. Làm sạch danh sách trước khi gửi là cách rẻ nhất để bảo vệ uy tín gửi thư.

Công cụ kiểm tra những gì?

• Sai định dạng: thiếu @, có khoảng trắng, hai dấu chấm liền nhau, tên miền thiếu đuôi…
• Trùng: cùng một email xuất hiện nhiều lần (không phân biệt chữ hoa, chữ thường). Chỉ giữ lần đầu.
• Gõ nhầm tên miền: gmial.com, gmail.con, yaho.com, hotmal.com… được sửa thành tên đúng nếu bạn bật tùy chọn tự sửa.
• Email tạm/rác: hơn 8.800 tên miền email dùng một lần (mailinator, 10minutemail…).
• Tên miền không nhận thư: tên miền không tồn tại, hoặc không có bản ghi nhận thư (MX).
• Hộp thư chung: info@, admin@, lienhe@… vẫn được giữ nhưng được đánh dấu để bạn cân nhắc.

Giới hạn cần biết

Công cụ biết tên miền có nhận thư hay không, nhưng không thể xác nhận từng hộp thư cụ thể (ví dụ lan@congty.vn) có tồn tại. Việc đó cần gửi thử hoặc dùng dịch vụ xác minh trả phí. Vì vậy sau lần gửi đầu, hãy loại các địa chỉ bị trả về; Email Marketing của TBN Grow tự làm việc này.

Cách dùng

• Dán danh sách vào ô, hoặc tải tệp Excel (.xlsx) / CSV. Với tệp, chọn đúng cột chứa email.
• Bấm Làm sạch danh sách và đợi kiểm tra tên miền (danh sách 1.000 email thường mất vài giây).
• Xem các dòng cần chú ý, rồi tải danh sách sạch về. Tệp CSV mở được bằng Excel, giữ nguyên các cột khác của bạn và có thêm cột ghi chú.

Câu hỏi thường gặp

Danh sách của tôi có bị lưu hay gửi đi đâu không?

Không. Toàn bộ danh sách được xử lý ngay trên trình duyệt. Chỉ tên miền (phần sau @) được gửi tới dịch vụ tra cứu DNS công khai của Cloudflare (1.1.1.1), dự phòng là Google DNS, mỗi tên miền một lần. TBN Grow không nhận và không lưu danh sách.

Mỗi lần xử lý được bao nhiêu email?

Tối đa 10.000 email mỗi lần, để trình duyệt (kể cả trên điện thoại) không bị treo. Danh sách lớn hơn hãy chia thành nhiều tệp.

Email bị đánh dấu "Hộp thư chung" có nên gửi không?

Tùy. Với khách hàng doanh nghiệp, info@ hay lienhe@ có thể là địa chỉ duy nhất. Nhưng các địa chỉ này thường do nhiều người đọc, hay bị bấm "Báo Spam" và một số dịch vụ hạn chế gửi tới. Nếu có địa chỉ cá nhân của người liên hệ, hãy dùng địa chỉ đó.

Tôi có được mua danh sách email để gửi không?

Không nên và thường vi phạm quy định. Danh sách mua, thuê hay thu thập tự động có tỉ lệ trả về và báo Spam rất cao, và vi phạm điều khoản của hầu hết dịch vụ gửi thư, kể cả TBN Grow. Chỉ gửi cho người đã đồng ý nhận hoặc đã giao dịch với bạn.

Vì sao một email đúng lại bị loại vì "tên miền không nhận thư"?

Tên miền đó hiện không có bản ghi nhận thư, có thể đã ngừng dùng email hoặc cấu hình sai. Bạn có thể kiểm tra kỹ tên miền bằng công cụ Kiểm tra tên miền email. Nếu chắc chắn email vẫn dùng được, hãy thêm lại thủ công.